In ons whitepaper lees je wat de voordelen zijn van ISO borgen in AFAS en hoe je dit het beste kunt doen.
Eerst even terug naar het begin: wat is de waarde van een ISO 9001 en ISO 27001 certificering? ISO 9001 is de wereldwijde standaard voor kwaliteitsmangement. Dit is ingezet als middel om onze processen te optimaliseren, met als doel een toekomstbestendige organisatie te creëren. ISO 27001 is de wereldwijde standaard voor informatiebeveiliging. Hiermee tonen we aan dat jouw gegevens veilig zijn bij KWEEKERS! En waarom wilde KWEEKERS deze certificeringen behalen? Hiervoor laten we Tanno Goedknegt graag aan het woord: “Toen wij drie jaar geleden met KWEEKERS begonnen hadden we een klant die ons vroeg om een ISO 27001 certificering, omdat wij voor hen ook software zouden ontwikkelen. Deze klant was dan ook op zoek naar een bepaalde garantie over de werkwijze. Wanneer je als bedrijf aan een ISO 27001 certificering voldoet, geef je hiermee eigenlijk aan dat je conform een standaard met informatiebeveiliging omgaat, wat vertrouwen geeft. Dit is voor ons één van de aanleidingen geweest om hiermee aan de slag te gaan.”
Om een certificeringstraject goed te laten verlopen, is het van groot belang om de juiste partners aan boord te hebben. KWEEKERS heeft zich tijdens dit traject laten begeleiden door Kader, bureau voor kwaliteitszorg, hét consultancybureau gespecialiseerd in het bieden van begeleiding in het toewerken naar ISO certificeringen. Kader maakt hiervoor een logische vertaalslag van de normen naar het managementsysteem. Tanno: “Vanuit Kader werd Brand Compliance geadviseerd om de daadwerkelijke audits uit te voeren.” Zo gezegd, zo gedaan. Er werd contact gezocht met Brand Compliance, en dit bleek meteen een schot in de roos. “Vanuit KWEEKERS waren wij op zoek naar een flexibele organisatie”, zegt Tanno. “Je kunt ergens heel formeel in gaan zitten, maar wij wilden met een organisatie samenwerken die mee wilde denken in mogelijkheden. Daarom was voor ons de keuze voor Brand Compliance makkelijk gemaakt.”
Waar in eerste instantie gedacht werd voor een ISO 27001 certificering te gaan, werd besloten om ook een ISO 9001 certificering na te streven. “De ISO 27001 norm is dé wereldwijde standaard voor informatiebeveiliging. De basis hiervoor is de implementatie van een informatiebeveiligingsmanagementsysteem. De ISO 9001 norm is de wereldwijde standaard voor kwaliteitsmanagement. De basis hiervoor is de implementatie van een intern kwaliteitsmanagementsysteem”, aldus Brand Compliance.
Wanneer je gecertificeerd bent voor deze twee ISO normen, kun je aantonen dat je op een goede manier met informatiebeveiliging omgaat én je de kwaliteit van je diensten waarborgt. Waar eerst de keuze gemaakt werd om een ISO 27001 certificering te behalen, voegde KWEEKERS de ISO 9001 norm daar aan toe. Tanno: “KWEEKERS wilde het direct goed doen: kwaliteitssystemen en systemen rondom databeveiliging moesten gebruikt worden als een middel om de processen binnen de organisatie naar een hoger niveau te tillen. Door middel van een combinatie van deze twee ISO certificeringen kun je dat waarborgen.”
De wil om hier het uiterste uit te halen viel ook Remko Cuijpers, auditeur bij Brand Compliance, op: “Het implementeren van een managementsysteem is uitermate geschikt om meer structuur aan te brengen aan bedrijfsprocessen van een organisatie. Managementsysteemnormen gebruiken over het algemeen een vaste structuur, de High Level Structure. Deze structuur wordt aangevuld met specifieke regels afhankelijk van het onderwerp dat de organisatie wil borgen. KWEEKERS heeft gekozen voor de onderwerpen ‘kwaliteit’ en ‘informatiebeveiliging’ om een product/dienst te kunnen leveren die volledig aansluit bij de wensen van haar klanten (kwaliteit) en waarbij ook de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van het product of de dienst wordt geborgd (informatiebeveiliging).
De certificatie is aangevraagd om voorgaande aantoonbaar te kunnen maken naar de belanghebbenden van KWEEKERS.” Bart Versluijs, accountmanager bij Brand Compliance, vult hierop aan: “KWEEKERS was intrinsiek gemotiveerd, in de zin van ‘practice what you preach’. Ze zeggen alles bij hun klanten op orde te willen brengen, maar dan is het natuurlijk ook van groot belang dat ze zelf kunnen aantonen alles op orde te hebben.”
In september 2019 is KWEEKERS van start gegaan met het implementeren van het managementsysteem en het nog verder automatiseren van alle bedrijfsprocessen: van het prospect stadium tot aan het offboarden van klanten en medewerkers. “We hebben ervoor gezorgd dat alle processen geautomatiseerd en geoptimaliseerd werden. Daarnaast is het managementsysteem volledig geïntegreerd in de gehele management- en besluitvormingsstructuur”, aldus Tanno. Wanneer je doelstellingen binnen je organisatie stelt, vloeien daar vanzelfsprekend allerlei beheersmaatregelen uit voort. Op het moment dat deze taken zijn afgehandeld, is je doelstelling gerealiseerd. “Door onze inrichting ervaarden we tijdens het traject diverse voordelen. Omdat alles in onze systemen volledig geïntegreerd is, betekent dit dat wanneer iemand een procesverbeteringsaanvraag instuurt, dit meegenomen wordt via criteria van het kwaliteitssysteem. Op die manier hoef je tijdens een audit alleen maar een taak open te klikken en ontvang je het gewenste resultaat. Dankzij onze automatisering wisten alle medewerkers precies wat ze moesten doen, ook al waren ze pas een maand in dienst. Dat zorgt voor snelheid in het traject.”
Remko: “Een auditproces is een doorlopend proces, waarbij KWEEKERS jaarlijks een bezoek ontvangt van een auditor. Voor het verkrijgen van deze certificaten heeft KWEEKERS een zogenaamde ‘initiële audit’ doorlopen, wat uit een fase 1 en fase 2 bestaat. Zowel tijdens fase 1 als tijdens fase 2 is gebleken dat KWEEKERS een goed managementsysteem heeft geïmplementeerd. Wat opviel, is de wil om te verbeteren. Ik heb de indruk gekregen dat KWEEKERS in alles wat zij doen perfectie nastreven. Dit komt ook naar voren bij de inrichting van de bedrijfsprocessen van KWEEKERS, waarbij zij optimaal gebruik maakt van AFAS Profit, in lijn met de diensten die zij leveren aan hun klanten. Deze processen zijn voor zover als mogelijk geautomatiseerd, waardoor falen door menselijke fouten min of meer onmogelijk is. De processen zijn dermate gestructureerd dat het managementsysteem onderhouden kan worden door simpelweg de taken uit te voeren die voor de medewerker klaar staan. Dit wordt aangevuld door een sterke bewustwording van medewerkers, waardoor ongeplande activiteiten en gebeurtenissen goed opgepakt kunnen worden.”
“Bij KWEEKERS werd ik van de eerste tot de laatste dag goed ontvangen”, zegt Remko “Daarbij maakt het geen verschil of de deur wordt opengedaan door de directie of een medewerker die toevallig tegelijkertijd aankomt bij het kantoor. Wat ik mij herinner, is dat mij de vraag werd gesteld of mij al iets te drinken is aangeboden, nog voordat ik de ontvangstruimte bereikte. De sfeer die ik proef bij KWEEKERS is een mix van: huiselijk, ontspannen, gezellig, hard werken en perfectie nastreven.” Iets waar Bart Versluijs zich volledig in kan vinden: “Bij KWEEKERS werd ik warm ontvangen en voelde ik me welkom. Tanno liet me het sfeervol ingerichte kantoor zien, waarbij direct duidelijk werd dat het team uit jonge professionals bestond. Er bestond een mix van koffie drinken en serieus ter zake komen.”
De samenwerking tussen KWEEKERS en Brand Compliance is er één waar positief op teruggekeken wordt van beide kanten. Tanno: “Brand Compliance is een jonge, flexibele club op dit vlak. Wat wij als enorm prettig hebben ervaren, is het feit dat zij snel konden plannen. In september 2019 startten we met alle zaken op orde te krijgen, met als doelstelling om in januari het daadwerkelijke auditeringsproces te starten. Dat gingen we niet redden. In het gehele proces hebben we best een aantal keren moeten schuiven met data, en daar heeft Brand Compliance continu heel flexibel op gereageerd, in meegedacht en meegeholpen. Ook heb ik het als prettig ervaren dat er vanuit Brand Compliance echt met ons meegedacht werd. Het contact is prettig geweest en dat zorgde voor een goede samenwerking.” Ook Brand Compliance kijkt met een positief gevoel terug op het auditeringstraject. Remko: “Alle gesproken medewerkers hebben open en eerlijk verteld over hun werkzaamheden bij KWEEKERS. Hierdoor hebben de auditoren hun werkzaamheden goed kunnen uitvoeren en zijn er gezonde discussies gevoerd waarmee KWEEKERS de volgende verbeteringen kan gaan doorvoeren. De wil om te verbeteren, in combinatie met de unieke inrichting van de processen, heeft ertoe geleid dat KWEEKERS voor beide certificeringen kort na de audit de certificaten in ontvangst heeft kunnen nemen. Iets waar ze trots op mogen zijn.”
Naast het feit dat KWEEKERS enorm trots is op het behalen van deze certificeringen, en hiermee een standaard niveau van informatiebeveiliging en kwaliteitsmanagement verwacht mag worden, kleven er nog een aantal andere voordelen aan. Tanno: “Het gehele certificeringstraject heeft ons veel tijd gekost. Daar tegenover staat dat we hier nu ervaring mee op hebben gedaan. Als we dit een tweede keer zouden moeten doen, kunnen we hierin gemakkelijk als partner optreden om organisaties te helpen sneller door dit traject heen te komen."
KWEEKERS is nu in staat om aan de hand van een AFAS InSite template, organisaties te ondersteunen bij het behalen van zowel de ISO 9001 als de ISO 27001 certificeringen. We hebben nagedacht over hoe we zaken kunnen borgen in één systeem. Deze kennis kunnen we gemakkelijk toepassen bij onze klanten, en hen hierbij helpen.” Dus: wil je graag aan de slag met een ISO-vraagstuk en maak je gebruik van AFAS Profit? KWEEKERS staat voor jou én je collega’s klaar. Met onze kennis bespaar je een berg tijd, doordat je het wiel niet opnieuw uit hoeft te vinden. Neem eens contact met ons op, dan vertellen we je graag meer!
Deze website is gemaakt in AFAS OutSite