Soms draait alles om de juiste timing en oude bekenden waar in het verleden prettig mee samengewerkt werd. “Wij kenden Lars van zijn tijd als accountmanager bij AFAS. Onze samenwerking was altijd erg prettig”, zegt Nelly. “Enige tijd na zijn vertrek bij AFAS kwamen wij opnieuw met Lars in contact, precies op het juiste moment eigenlijk, want wij waren op dat moment op zoek naar een organisatie die ons kon helpen om het proces Onboarding verder in te richten”. En laat dat nou juist een van de dingen zijn waar KWEEKERS goed in is. Vanuit dit contact besloten KWEEKERS en Audax eens om de tafel te gaan zitten om te inventariseren waar KWEEKERS bij van dienst kon zijn.
Het eerste project op de agenda: een goed werkend en geoptimaliseerd proces Onboarding voor nieuwe medewerkers. Onmisbaar binnen een organisatie, als je het ons vraagt. Op deze manier houd je namelijk grip en structuur op het aannemen en inwerken van een nieuwe medewerker. “Wij wilden dit proces graag optimaliseren en daarbij meegaan met de tijd. We werken immers met veel oproepkrachten en zij zitten niet meer te wachten op een dikke envelop met formulieren”, aldus Nelly. KWEEKERS ging vol energie aan de slag met het inrichten van dit proces. Het gehele proces werd gedigitaliseerd en de efficiëntie op de afdeling werd vergroot. Nelly: “Wij hoeven ons nu niet meer bezig te houden met printen, scannen en opsturen van formulieren. Dit gebeurt nu allemaal digitaal en grotendeels geautomatiseerd, waardoor alles een stuk sneller en efficiënter kan”.
“Wat ik als prettig heb ervaren, is het stukje extra meedenken vanuit KWEEKERS”, zegt Nelly. “Er wordt breder gekeken dan alleen de hulpvraag, waardoor je beter na gaat denken over het werving en selectie proces in het algemeen. KWEEKERS adviseerde ons bijvoorbeeld om bestaande workflows te verbeteren en de vormgeving van ons HR-portaal aan te passen”. En dat advies werd direct omgezet in actie: er werd gekeken naar het hele werving en selectie proces van Audax.
Er werd al gewerkt met een InSite portal (een portal voor medewerkers van de organisatie). KWEEKERS zag hier echter gemiste kansen en ruimte voor verbetering. Zo onderzochten we welke workflows verbeterd konden worden om de efficiëntie van deze portal te verhogen. Op deze manier stelden we managers en medewerkers in staat om gegevens in te zien en aan te passen. Hiervoor voerden we zowel technische inrichtingen, zoals bijvoorbeeld salariswijzigingen, als layout inrichtingen door. Daarnaast bouwden we een OutSite portal voor sollicitanten. In zo’n OutSite portal krijgt een sollicitant of medewerker die nog niet in dienst is bijvoorbeeld de mogelijkheid om een arbeidsovereenkomst te tekenen of om hun gegevens verder aan te vullen. Op deze manier gaan alle stappen van een sollicitatieproces voortaan via Insite en OutSite portals, waardoor alle gegevens beveiligd bewaard worden en alles voortaan een stuk sneller verloopt.
“Wij hebben gedurende het proces goed contact gehad met KWEEKERS. Het is een jonge, dynamische club die energie brengt”, zegt Nelly. “De consultants die bij ons kwamen waren enthousiast, dachten goed mee met de vragen, maar gaven vervolgens ook gericht advies buiten onze vraag om. En na aanpassing van onze processen ontvang ik positieve reacties vanuit zowel de sollicitanten als leidinggevenden.”
Deze website is gemaakt in AFAS OutSite