Kaasmakerij Henri Willig produceert, verpakt en levert kaasspecialiteiten over de hele wereld. De organisatie – opgericht in 1974 – professionaliseert op alle fronten sterk. Met de eigen Academy krijgen medewerkers de kans zichzelf verder te ontwikkelen. “De Academy faciliteert de trainingen voor alle medewerkers”, schetst ICT-Manager Paul Belema. “In de bestaande werkwijze liepen de collega’s van de Academy tegen een aantal knelpunten aan. Door het proces te automatiseren zijn deze weggenomen.”
Na een inventarisatie door KWEEKERS is Koen Freriks – AFAS Expert uit onze eigen kweekvijver - met de optimalisatieslag aan de gang gegaan. Een belangrijk verbeterpunt? De cursusadministratie, die nog grotendeels in Excel-sheets was ondergebracht. “KWEEKERS heeft hiervoor onder andere workflows aangemaakt in AFAS Profit”, legt Paul uit. “Van de inschrijvingen en uitnodigingen tot de evaluaties en enquêtes achteraf: alle standaardonderdelen die te maken hebben met een cursus of opleiding zijn geautomatiseerd. Maar denk bijvoorbeeld ook aan het vastleggen van een trainingslocatie. Terugkerende vragen als ‘is er een beamer nodig?’ of ‘wordt er een lunch geserveerd?’ komen nu automatisch voorbij, zodat de Academy-medewerker daar niet meer aan hoeft te denken. In de back office zijn er minder handelingen nodig, waardoor de foutmarge verkleind is en er veel tijd wordt bespaard.”
Dat komt ook omdat de subadministratie in Excel is vervallen. “Mijn collega’s hebben zo meer overzicht en inzicht omdat de gegevens op één plek staan”, verduidelijk Paul. Hij heeft deze eindgebruikers bovendien vanaf het eerste moment betrokken bij het automatiseringsproces. “Zij kunnen de wensen immers het beste op een rij zetten. De kracht van KWEEKERS zit ‘m vervolgens in de inhoudelijke kennis van het softwarepakket. KWEEKERS denkt mee, kijkt wat er haalbaar is en geeft transparant advies. Ze nemen bovendien een berg aan specialistische kennis mee, die een waardevolle aanvulling is gebleken op onze meer generieke kennis.”
Zodoende is niet alleen het inschrijfproces geautomatiseerd, maar ook de opleidingsinventarisatie waarmee managers kunnen aangeven welke trainingen zij willen inzetten voor hun medewerkers. Bovendien kunnen de deelnemers voortaan ook de voorbereidingsopdrachten voor een training online inzien. De (externe) docenten hebben daarbij toegang tot een ‘cockpit’ waarin alle noodzakelijke informatie verzameld is. “Ze kunnen niet alleen de status van de opdrachten volgen, maar ook zien wie de deelnemers zijn, van welke afdeling en bijvoorbeeld op Google Maps de trainingslocatie opzoeken. Een heel complete functionaliteit die voor een intern opleidingsinstituut zeer professioneel is. Opleiden is niet onze core business, maar zo hebben we het wel benaderd.”
Dat ze bij Henri Willig tevreden zijn over de samenwerking met KWEEKERS en het resultaat ervan, blijkt wel uit het feit dat er alweer een nieuw optimalisatietraject op de planning staat. “Er zijn mooie stappen gezet en wij zijn content met KWEEKERS”, stelt Paul. “Ze zijn kundig en leveren goed werk af. Bovendien heeft Koen een volledige omschrijving van de oplevering gemaakt – een document van 80 pagina’s. Hiermee kan onze eigen AFAS applicatiebeheerder ook in de toekomst grip houden op het geheel.”
Deze website is gemaakt in AFAS OutSite